Freigabeprozesse

Freigabeprozesse digitalisieren: Reicht der Standard oder braucht es eine eigene Lösung?

Ein Vorgang liegt seit Tagen unbeachtet im Postfach, die Mahnung des Lieferanten ist schon da: Meist fehlt nicht die Software, sondern die Klarheit, wer entscheiden darf. Dieser Check zeigt Ihnen in 3 Minuten, ob sich für Ihre Freigabeprozesse eine eigene Lösung lohnt – oder ob ein Genehmigungsworkflow in Ihren bestehenden Systemen genügt. Inklusive konkreter Preisspanne.

  • Eine klare Antwort. Auch wenn sie lautet: „Dafür gibt es fertige Software.“
  • Eine konkrete Preisspanne statt „kommt drauf an“.
  • Sie beschreiben Ihren Prozess in 2–3 Sätzen, den Großteil des Fragebogens füllen wir daraus vor.
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Wer einen kaputten Prozess digitalisiert, bekommt einen schnellen kaputten Prozess

Freigaben bleiben selten aus technischen Gründen liegen. Sie kreisen zwischen Abteilungen, weil Wertgrenzen unklar sind, keine Vertretung hinterlegt ist und niemand den Status sehen kann. Wer das unbereinigt in ein IT-Projekt übernimmt, digitalisiert das Durcheinander mit. Deshalb steht am Anfang die Frage, wer entscheiden darf – und erst danach die nach dem Werkzeug.

Genehmigungsworkflow im Standard oder eigene Anwendung?

Für gängige Abläufe bringen Microsoft 365, SharePoint oder Ihr ERP eigene Freigabefunktionen mit – passen die zu Ihrem Ablauf, ist das die wirtschaftlichere Antwort, und der Check sagt Ihnen das ehrlich. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn der Standard an Ihren Regeln vorbeigeht: mehrstufige Wertgrenzen, Vier-Augen-Prinzip mit Vertretungsregeln, Freigaben über mehrere Systeme hinweg oder Nachweispflichten, die eine lückenlose Historie verlangen.

Kostenrahmen und Anbindung statt Systemwechsel

Antragsstrecke, Rollen und Statusübersicht bilden den kleinen Projektumfang; Wertgrenzen mit Regellogik, Vertretungen, mehrere Mandanten und Schnittstellen zu ERP oder DMS erweitern ihn. Der Check nennt eine Festpreis-Spanne für die erste einsatzfähige Version. Eine eigene Lösung ersetzt Ihre Systeme dabei nicht, sondern dockt an sie an – Anmeldung über Entra ID, Belege bleiben, wo sie heute liegen.